Na skróty Pokaż
Zarządzanie firmą to istna żonglerka. Z jednej strony trzeba ogarnąć codzienne sprawy – faktury, zamówienia, pracowników biegających po biurze z kawą w ręku; z drugiej strony mamy długofalowe projekty, które ciągną się miesiącami albo latami. No i jeszcze to całe planowanie strategiczne, które często ląduje w szufladzie, bo przecież „najpierw trzeba ugasić te bieżące pożary”. Brzmi znajomo?
EPM, czyli Enterprise Performance Management, to nie jest kolejny modny skrót wymyślony przez konsultantów. To podejście, które próbuje połączyć te wszystkie elementy w jedną, sensowną całość. Wyobraźmy sobie taką sytuację: firma ma świetną strategię rozwoju na najbliższe 5 lat, ale jednocześnie kierownik projektu X nie wie, czy w przyszłym miesiącu będzie miał ludzi do pracy, bo połowa zespołu jest zaangażowana w bieżące zadania. Klasyka gatunku.
Systemy EPM powstały właśnie po to, żeby rozwiązać tego typu problemy. Łączą planowanie strategiczne z codziennym zarządzaniem, pomagają monitorować długoterminowe projekty i – co najważniejsze – pozwalają sensownie rozdzielać zasoby między różne działania.
Co można zyskać?
Przede wszystkim – spokój ducha. No dobra, może nie od razu, ale na pewno lepszą kontrolę nad tym, co się dzieje w firmie. Systemy EPM pomagają zobaczyć całość obrazu – od strategicznych celów po codzienne zadania. Dzięki temu łatwiej jest podejmować decyzje o tym, co jest naprawdę ważne, a co może poczekać.
No ale nie jest tak różowo, jak mogłoby się wydawać. Wdrożenie systemu EPM to nie jest kwestia zainstalowania nowego programu i voilà. To często oznacza zmianę sposobu myślenia i działania całej organizacji. Pracownicy muszą nauczyć się nowych narzędzi, managerowie – nowych sposobów podejmowania decyzji. A to wszystko kosztuje – nie tylko pieniądze, ale też czas i energię.
Jak się do tego zabrać?
Najgorsze co można zrobić, to kupić najdroższy system i próbować wdrożyć go od razu w całej firmie. To trochę jak próba zjedzenia całego słonia na raz – niestrawne i męczące. Lepiej zacząć od małych kroków. Na przykład wybrać jeden obszar – powiedzmy zarządzanie projektami – i tam przetestować nowe rozwiązanie.
Kolejna sprawa to ludzie. Nawet najlepszy system nie zadziała, jeśli pracownicy będą go omijać szerokim łukiem. Dlatego kluczowe jest znalezienie w firmie „ambasadorów” – osób, które będą entuzjastycznie nastawione do zmian i pomogą przekonać resztę zespołu.
Finanse i zwrot z inwestycji
Systemy EPM nie należą do najtańszych rozwiązań. Ceny mogą się wahać od kilkudziesięciu tysięcy do kilkuset tysięcy złotych rocznie, w zależności od skali wdrożenia i wybranego dostawcy. Ale patrząc na to z drugiej strony – ile kosztuje firmę brak kontroli nad projektami, nieefektywne wykorzystanie zasobów czy podejmowanie decyzji na podstawie przestarzałych danych?
EPM to nie jest cudowne lekarstwo na wszystkie problemy organizacji. To raczej narzędzie, które – odpowiednio używane – może znacząco usprawnić zarządzanie firmą. Kluczem jest znalezienie takiego rozwiązania, które będzie pasować do specyfiki organizacji. Czasem może to być rozbudowany system, a czasem wystarczy prostsze rozwiązanie.
A jeśli ktoś nadal ma wątpliwości, czy warto inwestować w EPM, niech pomyśli o tym jak o inwestycji w spokojniejsze życie. Bo choć początki mogą być trudne, to perspektywa lepszej kontroli nad firmą i mniejszej liczby „pożarów” do gaszenia jest całkiem kusząca. No i zawsze można zacząć od małych kroków – w końcu nawet najdłuższa podróż zaczyna się od pierwszego kroku. Albo w tym przypadku – od pierwszego modułu systemu EPM.
Opracowanie: Artykuł sponsorowany
